17. Anwendertreffen 2026

Gut formatierte Dokumente erleichtern die tägliche Arbeit und hinterlassen einen professionellen Eindruck. In dieser Werkstatt lernen Sie, wie Sie Word optimal nutzen – von Formatvorlagen über Seitenlayout bis hin zu Tabellen und weiteren Formatierungsfeinheiten.
Anhand praxisnaher Beispiele wie Schulbescheinigungen oder Schülerdatenblättern können Sie direkt am eigenen Notebook ausprobieren, wie sich Dokumente effizient und ansprechend gestalten lassen.
Voraussetzung: Eigenes Notebook mit Browser sowie Microsoft Office ab Version 2016.

Schulbescheinigungen, Datenblätter oder Schulverträge – der Seriendruck in Word erleichtert viele Aufgaben im Schulalltag. In dieser Werkstatt können Sie anhand praxisnaher Beispiele selbst aktiv werden: Wir üben Wenn-Dann-Bedingungen, bedingte Formatierungen und den gezielten Einsatz von Feldern, damit Sie Seriendokumente effizient und professionell erstellen können.
Voraussetzung: Gutes Word-Basiswissen, eigenes Notebook mit Browser und Microsoft Office ab Version 2016

Mit Word-Seriendruck und den Daten aus unserer Schulverwaltungssoftware lassen sich genau die Listen erstellen, die Sie sich schon immer gewünscht haben. In dieser Werkstatt arbeiten Sie an konkreten Beispielen und können direkt selbst üben, wie sich individuelle Listen effizient erstellen und ansprechend gestalten lassen.
Voraussetzung: Gutes Word-Basiswissen, eigenes Notebook mit Browser und Microsoft Office ab Version 2016.

Wer mit P!5 arbeitet, kommt um Word-Serienbriefe kaum herum. Im Fokus steht dabei weniger die Erstellung einzelner Briefe, sondern die Einrichtung von Formularen wie Schulbescheinigungen oder Karteikarten.
In dieser Werkstatt betrachten wir gemeinsam die Grundlagen:
Welche Exporte aus P!5 sind sinnvoll?
Wie gelangen die benötigten Inhalte nach Word?
Wie können Inhalte in Word angepasst werden?
Darüber hinaus beantworten wir Ihre individuellen Fragen und üben praxisnah, wie sich Serienbriefe effizient und korrekt einrichten lassen.
Voraussetzung: Eigenes Notebook mit Microsoft Office ab Version 2016.

Mit der Layouterstellung in P!5 lassen sich einfach Excel-Vorlagen generieren, die als Grundlage für statistische Auswertungen dienen. In dieser Werkstatt erarbeiten wir anhand praxisnaher Aufgaben die Grundlagen für Auswertungen mit Kreuztabellen, Jubiläumslisten und individuellen statistischen Analysen.
Sie arbeiten direkt an Ihrem eigenen Notebook und üben die erlernten Schritte praktisch.
Voraussetzung: Eigenes Notebook mit Microsoft Office ab Version 2016.

Felder anlegen, Gruppen verwalten, Exporte gestalten – in dieser Werkstatt tauchen wir gemeinsam tiefer in P!5 ein. Ziel ist es, praktische Möglichkeiten kennenzulernen, um Ihre tägliche Arbeit effizienter und einfacher zu gestalten.
In unserer Musterdatenbank können Sie das Gelernte direkt selbst ausprobieren.
Voraussetzung: eigenes Notebook mit Browser und Microsoft Office ab Version 2016.

In diesem praxisnahen Workshop richten Sie gemeinsam mit uns das digitale Klassenbuch an Ihrer Schule ein. Schritt für Schritt und direkt im System.
Sie arbeiten aktiv mit und konfigurieren das Klassenbuch selbst am eigenen Laptop – begleitet von unserer Anleitung und mit viel Raum für Rückfragen. Wir zeigen typische Stolperfallen, geben Tipps aus der Praxis und unterstützen Sie bei der konkreten Umsetzung.
Ziel: Am Ende des Workshops ist das Klassenbuch einsatzbereit und Sie wissen genau, wie der Rollout an Ihrer Schule gelingen kann.
Schwerpunkte:
• Synchronisation mit TK-Planung
• Import der Schülerdaten
• Arbeiten mit dem Klassenbuch
• Die Rolle des Sekretariats
• Auswertungen
Hinweis: Bitte Laptop mitbringen

Viele Abläufe müssen in einer Schule reibungslos und schnell funktionieren. Am Beispiel der Nachmittagsbetreuung zeigen wir Ihnen, wie P!5 Sie zuverlässig durch den gesamten Prozess begleitet – von der Anmeldung mit Buchungstagen und Kursen bis hin zur täglichen Praxisfrage in der Betreuung: „Welches Kind wird wann abgeholt?“

Startklar für die neue Planungssaison! In diesem interaktiven Workshop richten Sie gemeinsam mit uns das neue Schuljahr in TK-Planung ein.
Dabei setzen Sie alles am eigenen Laptop selbst um. Auf individuelle Fragen und schulbezogene Besonderheiten gehen wir gerne direkt ein.
Schwerpunkte:
· Schuljahr anlegen & einrichten
· Sollstunden aus der Stundentafel übernehmen
· Lehrkräfte zuordnen und Deputate auswerten
· Erste Schritte in der Stundenplanung
· Zeit für individuelle Fragen und konkrete Anwendungsbeispiele
Hinweis: Bitte Laptop mitbringen

Dieses Forum richtet sich an alle Mitarbeitenden im Schulsekretariat – ob neu im Team, bei einer kürzlichen Umstellung auf P!5 oder einfach für alle, die einen fundierten Überblick über die Grundfunktionen wünschen.
Wir wiederholen praxisnah die Datenerfassung und zentrale Grundfunktionen, zum Beispiel:
Neue Familien anlegen
Bestandsfamilien: Rollenwechsel, ehemalige Schülerinnen und Schüler als neue Eltern, neue Lebenspartner anlegen, Adressänderungen
Neue Betreuungsgruppen anlegen und spezielle Funktionen in der Gruppenbetreuung nutzen (z. B. unterjähriger Wechsel in der Betreuungsform)
Neue Personengruppen anlegen und pflegen
Layouts Schritt für Schritt erstellen und anhand von Beispielen die Funktionalität verstehen
Weitere Fragen zu den P!5-Grundlagen sind jederzeit willkommen und werden spontan beantwortet.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Als Hotlinerin begegnet man immer wieder interessanten Fragen, überraschenden Fällen und hilfreichen Lösungsansätzen. In diesem Forum stelle ich Ihnen praxisnahe Prozesse und bewährte Lösungen vor. Gleichzeitig haben Ihre individuellen Fragen ausreichend Raum, um direkt besprochen zu werden.
Hinweis: Fragen zur Beitragsverwaltung werden in diesem Forum nicht behandelt.

Im letzten Vierteljahr wurden im administrativen Bereich von P!5 zahlreiche Anpassungen und Weiterentwicklungen zur Umsetzung der DSGVO-Richtlinien vorgenommen.
In diesem Forum stellen wir Ihnen die zugrunde liegende Philosophie und das Regelwerk vor und tauschen uns gerne mit Ihnen aus: Welche Anforderungen leben in Ihrer Schule? Mit welchen Herausforderungen sind Sie im Alltag konfrontiert?

In diesem Forum vermitteln wir Ihnen das Grundlagenwissen zum Zusammenspiel von P!5 und DATEV Rechnungswesen pro.
Wenn Sie mehr Sicherheit in der Beitragsverwaltung gewinnen und die einzelnen Schritte des Beitragseinzuges wirklich verstehen möchten, sind Sie in diesem Forum genau richtig.

Dieses Forum richtet sich an alle, die ihre Prozesse rund um die Debitorenverwaltung optimieren möchten. Wir betrachten gemeinsam die P!5-Beitragsverwaltung und die Buchhaltung.
Ihre Fragen haben Vorrang! Mögliche Themen sind unter anderem:
Controlling der Beiträge – wurde für jedes Kind ein Beitrag erfasst?
Nachträgliche Veränderungen – Rückerstattungen
OPOS-Liste, Tilgungen und Mahnungen

Die P!5-Beitragsverwaltung bietet zahlreiche neue Funktionen: von Beitragseingaben wie Reduzierungen und Erstattungen über Massendatenänderungen bis hin zu Entgeltbescheinigungen im Download-Bereich für die Zahler*innen.
Vertiefen Sie Ihr Wissen praxisnah und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre individuellen Fragen direkt einzubringen und zu klären.

Als Hotlinerin begegnet man immer wieder interessanten Fragen, überraschenden Fällen und hilfreichen Lösungsansätzen. In diesem Forum stelle ich Ihnen praxisnahe Prozesse und bewährte Lösungen vor. Gleichzeitig haben Ihre individuellen Fragen zur Beitragsverwaltung ausreichend Raum, um direkt besprochen zu werden.

Mit der Einführung von E-Rechnungen und anderen digitalen Verfahren ist die Digitalisierung in der DATEV-Buchhaltung inzwischen unverzichtbar. Gleichzeitig erfordert sie ein Umdenken in den bisherigen Abläufen, beispielsweise bei Freigabeprozessen und dem Buchungsverhalten.

Wir müssen das Rad an vielen Stellen nicht neu erfinden und könnten die anderen ja mal fragen: „Wie macht ihr das bei euch?“, denn wir unterliegen alle den gleichen rechtlichen Bestimmungen. Fühlen Sie sich frei mit dem Thema Personal. Es könnte zum Beispiel die Frage zur Führung der Personalakten im Zeitalter der Digitalisierung sein oder Dokumentationen von Fehl- und Krankheitszeiten, wofür ist es wichtig und wie setzte ich es um oder die Ehrenamtspauschale, wird diese eingesetzt und wenn ja bei welchen Personen. Oder wie ist der Ablauf von der Einstellung eines Mitarbeiters bis die Daten beim Lohnbuchhalter landen. Was fehlt, was kann man besser machen, damit alle Unterlagen vorliegen und die Prozesse reibungslos ablaufen.
Sie stellen Fragen und wir kommen ins Gespräch.

Dieses Forum richtet sich an alle Praktiker*innen, die die Lohnabrechnungen im Unternehmen erstellen. Wir versuchen alles, was Sie rund um dieses Thema wissen möchten, gut zu erklären und zu beantworten. Gerne können Sie mir vorab Ihre Theman an cora.ast@alpha-np.de senden.
Ich freue mich auf einen Interessantes Austauschen mit Ihnen.

E-Mails, Cloud-Dienste und digitale Zugänge prägen den Arbeitsalltag in der Schulverwaltung.
Risiken entstehen dort, wo externe Kommunikation, geteilte Informationen und digitale Zugänge zusammenkommen:
Welche Mail ist wirklich unkritisch?
Wie sicher sind meine Zugangsdaten?
Wer hat Zugriff auf freigegebene Informationen – und wie lange?
Vermittelt werden Grundlagen und anwendernahe Lösungen mit Raum für Fragen und Austausch.

Die Online-Anmeldung hat sich bewährt – jetzt geht es ans Feintuning! In diesem praxisorientierten Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem Formulareditor Anmeldeformulare erstellen, die Sie individuell an Ihre Prozesse anpassen können. So erhalten Sie qualitativ hochwertige Daten, die genau zu Ihren Anforderungen passen.
Profitieren Sie von einem Jahr Praxiserfahrung mit der Online-Anmeldung im Elternportal: Wir teilen mit Ihnen, welche Stolpersteine uns begegnet sind, welche Lösungsansätze sich bewährt haben und geben Ihnen konkrete Tipps an die Hand, die Ihre Anmeldeprozesse nachhaltig erleichtern.

Die Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes zur Wahrung der informationellen Selbstbestimmung als Grundrecht insbesondere der Schulkinder, Lehrkräfte und Mitarbeitenden ist für Schulen eine herausfordernde Aufgabe. Daher ist es erforderlich, dass insbesondere auch die Lehrkräfte über vertiefte Kenntnisse der gesetzlichen und rechtlichen Datenschutzgrundsätze verfügen, um sie im Schulalltag rechtskonform einsetzen zu können. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung wird zudem auch die Sicherstellung der Informationssicherheit in den Schulen immer wichtiger. Gleichzeitig wachsen aufgrund der steigenden Anzahl von Cyber-Attacken und Phishing-Vorfällen die Anforderungen zur Gewährleistung der Datensicherheit.

Die zunehmende Tendenz zum Einsatz digitaler Medien und Unterrichtsmaterialien an Schulen hat dazu geführt, dass der Datenschutz weiter an Bedeutung gewonnen hat. Die datenschutzrechtlichen Risiken und Nebenwirkungen der neuen technischen Systeme insbesondere für die Schülerinnen und Schüler sind für die Verantwortlichen und Lehrkräfte an den Schulen oft nicht durchschaubar. Daher ist in den Schulen die fachliche Kompetenz der am Schulleben Beteiligten zur datenschutzkonformen Nutzung digitaler Medien sicherzustellen. Außerdem müssen mit den Anbietern von IT-Systemen rechtssichere datenschutzrechtliche Verträge abgeschlossen und es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung der Informationssicherheit zu ergreifen. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung der Bildung ist es an der Zeit, dass sich die Schulen durch den Erwerb von Fachwissen in die Lage versetzen, die potenziellen Vorteile und positiven Auswirkungen der neuen Technologien im Bildungsbereich zu nutzen, und dabei die erforderlichen datenschutzrechtlichen Leitplanken zu setzen. Dies gilt insbesondere für die Nutzung von KI-Anwendungen wie ChatGPT, bei denen personenbezogene Daten grundsätzlich nicht verarbeitet werden dürfen und die Regelungen der europäischen KI-Verordnung beachtet werden müssen.

Lassen Sie uns darüber reden, wie auch Ihre Schule diesen Weg gehen und wie ein Energiekonzept für Ihre Schule erarbeitet werden kann. Durch ein planvolles, aufeinander aufbauendes Konzept helfen wir Ihnen, finanzielle Mittel einzusparen und ein langfristiges Energie- und Gebäudemanagement an Ihrer Schule aufzubauen. Im Format eines Austauschforums sollen Erfahrungen ausgetauscht und individuelle Hürden verschiedener Schulen konzeptionell überwunden werden. Gleichzeitig informieren wir über Kosten, Förderprogramme und Möglichkeiten der Finanzierung.

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Entdecken Sie die vielseitigen Möglichkeiten der Schulsuite – von moderner Stunden- und Deputatsplanung über die Bildungsplattform bis zu den Zeugnissen. Wir verschaffen Ihnen einen umfassenden Überblick über die Funktionen und stehen bereit, um all Ihre Fragen zu beantworten.

Teil 1: Wir geben Ihnen einen Einblick in das Erstellen von Text- und Notenzeugnissen: Eingabe, Korrektur, Druck und Verwaltung. Wie komfortabel und einfach ist das für die Lehrkräfte und wie passen wir die Vorlagen und Layouts an die Vorgaben der Schule an?
Unsere Notenverwaltung bzw. Schülerdokumentation ermöglicht den Lehrerenden ein einfaches Pflegen der Schülerleistungen mit individuellen Gewichtungen.

Teil 2: Zeit für Details und Fragen
Dieses Forum richtet sich an alle Interessierte und Anwender*innen, die tiefer in das Modul einsteigen möchten. Sie erhalten detaillierte Einblicke in Funktionen und Anwendungsbereiche, lernen relevante Prozesse kennen und haben Raum, Ihre individuellen Fragen zu stellen. Gemeinsam schauen wir in die Software – praxisnah und mit Zeit für Austausch.

Teil 1: Kompakte Vorstellung für Interessierte
Mit TK-Planung gestalten Sie Ihre Planungsprozesse einfacher und übersichtlicher. Ob Sie Stundenpläne automatisch erstellen, per Drag-and-Drop anpassen oder Deputate effizient verwalten möchten – die Software bietet die passenden Werkzeuge. Dabei behalten Sie jederzeit den Überblick und die Vertretungsplanung sorgt für reibungslose Abläufe im Schulalltag. Entdecken Sie, wie TK-Planung Ihre Arbeit strukturiert, Zeit spart und individuell auf Ihre Anforderungen angepasst werden kann.

Teil 2: Zeit für Details und Fragen
Dieses Forum richtet sich an alle Interessierte und Anwender:innen, die tiefer in das Modul einsteigen möchten. Sie erhalten detaillierte Einblicke in Funktionen und Anwendungsbereiche, lernen relevante Prozesse kennen und haben Raum, Ihre individuellen Fragen zu stellen. Gemeinsam schauen wir in die Software – praxisnah und mit Zeit für Austausch.

Teil 1:Wir präsentieren Ihnen die neue Bildungsplattform mit zahlreichen innovativen Funktionen. Dazu gehört unter anderem die Möglichkeit, Abwesenheiten direkt im digitalen Klassenbuch zu verwalten. Erfahren Sie, wie Kalender, Dateiablage und ein sicherer Messenger den Austausch innerhalb der Schulgemeinschaft erleichtern. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Selbstverwaltung effizient und zukunftsorientiert gestaltet werden kann.
Teil 2: Zeit für Details und Fragen
Dieses Forum richtet sich an alle Interessierte und Anwender:innen, die tiefer in das Modul einsteigen möchten. Sie erhalten detaillierte Einblicke in Funktionen und Anwendungsbereiche, lernen relevante Prozesse kennen und haben Raum, Ihre individuellen Fragen zu stellen. Gemeinsam schauen wir in die Software – praxisnah und mit Zeit für Austausch.

Die ELO for Education – Personalakte modernisiert das Personalmanagement an Privatschulen, um es einfacher und digitaler zu gestalten. Unsere umfassende Lösung sichert nicht nur sensible Mitarbeiterdaten gemäß EU-DSGVO, sondern managt auch den gesamten Personalprozess – von der Stellenausschreibung bis zur Personalakte. Mit klar definierten Prozessen wird die Personalverwaltung effizienter und transparenter.
Neu in diesem Jahr ist die Schnittstelle zu Procurat!5 mit der die Personendaten abgeglichen werden und die Personalakten für neue Mitarbeiter automatisch erstellt werden.

Die ELO for Education – Eltern- und Kinderakte modernisiert die Verwaltung von Dokumenten und macht den gesamten Prozess einfacher und digitaler. Unsere Lösung sichert nicht nur sensible Kinderdaten gemäß EU-DSGVO, sondern sorgt dafür, dass Daten direkt mit Procurat!5 abgeglichen werden, was Tippfehler minimiert und die Verwaltung effizienter macht.
Neu in diesem Jahr ist die automatische Synchronisation der Daten aus Procurat!5, sodass Akten nicht mehr manuell angelegt werden müssen sondern automatisiert über die Schnittstelle erstellt werden.

Im Anwenderbericht zur Digitalen Kinder- und Elternakte der Freien Waldorfschule Augsburg erhalten Sie Einblicke aus erster Hand: Wie verlief die Einführung von ELO? Wie gestaltet sich die tägliche Arbeit mit der Eltern- und Kinderakte in der Verwaltung?
Sammeln Sie wertvolle Erfahrungswerte und gewinnen Sie einen detaillierten Eindruck davon, wie die digitale Aktenführung den Verwaltungsalltag unterstützt – direkt aus der Perspektive einer Verwaltungsmitarbeiterin.

Clockin for Education ermöglicht eine einfache und effiziente Zeiterfassung für die Mitarbeitenden Ihrer Einrichtung. Von Lehrkräften bis hin zu Verwaltungsmitarbeiter*innen können alle ihre Arbeitszeiten bequem per Smartphone, Tablet oder PC erfassen.
Die intuitive Benutzeroberfläche von Clockin macht die Zeiterfassung zum Kinderspiel und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden auch ohne tiefgreifende technische Kenntnisse ihre Zeiten problemlos verwalten können.
Mit Clockin for Education haben Privatschulen nun ein leistungsstarkes Tool an der Hand, das administrative Prozesse vereinfacht und mehr Zeit für das Wesentliche – die Bildung und Förderung der Kinder – schafft.

Erleben Sie, wie das Elternportal wichtige Verwaltungsprozesse zwischen Eltern und Schule vereinfacht.
In dieser Produktvorstellung begleiten wir eine Familie durch den gesamten Prozess: Beginnend mit der Neuanmeldung, über die direkte Übernahme in Procurat, bis hin zur aktiven Nutzung des Portals durch die Eltern. Sie erfahren, wie Familien ihre Stammdaten und Notfallkontakte selbstständig pflegen und wie sie jederzeit auf wichtige Dokumente wie Entgeltbescheinigungen zugreifen können.

Anhand der Entgeltbescheinigung schauen wir uns den gesamten Prozess zur digitalen Bereitstellung von Dokumenten an. Dabei zeigen wir Ihnen, was jetzt schon möglich ist und zeigen Ihnen welche Entwicklungsschritte als nächstes anstehen.

Der gelbe Papier-Schülerausweis wie er uns allen aus unserer Schulzeit bekannt ist, ist am Ende seiner Tage angekommen. In der digitalen Zeit heute erwartet man einen Schülerausweis der seinen Aufgaben gewachsen ist. Kein Zerknittern, Verlieren oder Vergessen mehr mit dem neuen Schülerausweis von S-Pass.

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In diesem Forum zeigen wir Ihnen die Schritte des digitalen Buchens praxisnah und beantworten gerne Ihre individuellen Fragen.

Der Zugriff auf schulische VPN- und Cloud-Dienste von außerhalb des Schulnetzes erfordert besondere Schutzmaßnahmen.
Neben dem Passwort kann eine zusätzliche Bestätigung erforderlich sein, etwa durch ein einmalig gültiges Kennwort, um den Zugang wirksam abzusichern.

Digitale Zusammenarbeit ist im Schulalltag unverzichtbar – gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Hybride Lösungen ermöglichen es, E-Mail, Office-Anwendungen und Cloud-Funktionen so zu betreiben, dass Daten unter eigener Kontrolle bleiben und die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
Ein zentrales Anmelde- und Berechtigungskonzept sorgt dabei für sicheren und übersichtlichen Zugriff auf alle schulischen Dienste.

Mit VEEAM steht eine leistungsstarke Backup-Lösung mit einem attraktiven Lizenzmodell zur Verfügung. Erfahren Sie, wie Sie diese optimal in Ihre IT-Umgebung integrieren und Ihre Datensicherheit zukunftssicher gestalten können.